fbpx

איך לכתוב מכתב רשמי?

זמן קריאה : 5 דקות

היכולת לכתוב נכון מכתבים רשמיים חיונית בעבור כלל האנשים. בין אם אתם נדרשים לכתוב מכתבים רשמיים במסגרת העבודה ובין אם אתם נדרשים לכתוב מכתב רשמי לרשויות, עליכם להכיר את הביטויים המקובלים, המבנה הנדרש והניסוח הנכון. כתיבת מכתב רשמי בהתאם לחוקי הכתיבה תקדם את התדמית שלכם ותביא עמה התייחסות רצינית לתוכן המכתב ולמטרות שלכם. מכתבים רשמיים נדרשים בפנייה אל רשויות, הגשת תלונה, תיעוד שיחות, תכתובת רשמית בין עמיתים לעבודה, הבעת רגשות הוקרה ועוד.

מבנה קלאסי של מכתב רשמי הוא המקובל כיום בעולם העסקי, הדיפלומטי ובערכאות משפטיות. את המכתב תוכלו לשלוח בדואר, באמצעות מכשיר פקס, בדואר אלקטרוני או עם שליח מיוחד. אנו נציג כאן את המבנה, הניסוח הנכון והביטויים המקובלים יחד עם מכתבים לדוגמא. המדריך הזה יהפוך בעבורכם כל כתיבת מכתב רשמי למשימה פשוטה ומהירה.

מהו מכתב רשמי?

לרוב, כאשר אנו כותבים מכתב רשמי יהיה זה מכתב שיוכל לשמש במידת הצורך מסמך רשמי ואף מוצג משפטי. בהתאם לכך, יש להקפיד על שפה גבוהה, ניסוח ענייני ברור ומבנה נכון ונוח לקריאה. על השפה במכתב להיות גבוהה יותר משפת הדיבור אך לא שפה ספרותית שאינה מובנת לחלק מהאנשים. הסוגים העיקריים של המכתבים הרשמיים שכדאי להכיר הם: מכתבי התראה, מכתבי תלונה, מכתבי בקשה לקבלת שירות, מכתבי תודה.

מבנה מכתב רשמי קלאסי

תאריך :  4.7.19

לכבוד

מר יהורם גדות

סמנכ"ל כספים חברת "עמוד איתן"

רח' הגליל 16

נתניה

מר גדות הנכבד,

הנדון: מידע על טיפול בדרישה לתיקון מערכת האבטחה

מכתבך  יג' 843 מ-2.7.19

בהמשך לפגישתנו ביום 3.7.19, רצ"ב סיכום הממצאים אודות נהלי התקנת מערכות אבטחה מטעם מכון התקנים.

הממצאים:

א.

ב.

ג.

אשמח לעמוד לרשותך בכל עת.

בכבוד רב

גב' יהודית דוד

מנהלת תפעול ובקרת שירות

אגף שירות

חברת "ליאור מערכות"

העתק: מנהל אגף תחזוקה

מבנה מכתב רשמי קלאסי

על כל מכתב רשמי (כל הסוגים) לכלול תאריך מפורט, מוען, נמען, נידון (נושא), תוכן (גוף המכתב), ברכת סיום, חתימה אישית או חתימה של הארגון. בחלק העליון של המכתב בצדו השמאלי נציין את התאריך (עברי/לועזי או גם וגם). בשורה שמתחת לתאריך יופיעו הפרטים של המוען (שם מלא, דרכי התקשרות לפי העדפה שלכם). על הפרטים של המוען להתאים לאדם שרשום כשולח את המכתב וחתום עליו. בצדו הימיני של המכתב נציין את הפרטים של האדם או הארגון לו מיועד המכתב. יש להקפיד להשתמש בתארים כמו 'מר' או 'גברת'. השלב הבא יהיה פירוט של נושא המכתב (הנידון). בשורות שמתחת יופיע תוכן המכתב. הסיום יהיה רשמי עם ביטויים כמו: "בכבוד רב", "בברכה" או "בהערכה".

איך מנסחים מכתב רשמי?

ניסוח מכתב רשמי יכלול פנייה ישירה אל הנמען בשמו תוך ציון תפקידו ומעמדו. יש להקפיד לציין תאריך מדויק במכתב (עברי או לועזי) בהתאם למקובל במגזר אליו משתייך הנמען. על הנושא של המכתב להיות ברור ומודגש. כל מכתב ראשי יכלול הגדרה מדויקת של הנושא לשמו נכתב ונשלח המכתב. הנושא של המכתב יהיה המסר אותו אתם מבקשים להעביר במכתב. לא ניתן לכתוב מכתב רשמי ללא הגדרת נושא. עליכם לזכור ששורת הנושא במכתב מודגשת ולוכדת כך את עיקר תשומת הלב של הקורא.

מכתב רשמי ארגוני מול מכתב אישי

מכתבים רשמיים נשלחים אל גורמים רשמיים ואל גורמים אישיים. המבנה של שני סוגי המכתבים דומה ולרוב הדעות ההבדל היחיד הוא בניסוח של הדברים. כתיבת מכתב רשמי אישי תכלול פנייה רשמית בשמו המלא של הנמען (לא נכתוב אבי אלא אברהם), הקפדה על שימוש נכון ביחיד ורבים וגם להתאים את הדברים לשפה ולהבחין בין זכר לנקבה. במקרים בהם אנכם יודעים את שמו של הנמען תפנו את המכתב אל גורם רשמי בחברה. עליכם לכתוב: לכבוד: היחידה לפניות הציבור, חברת "ירדן".

לכל עובדה ולכל פרט שאנו מציינים במכתב רשמי יש להוסיף הסבר. על המכתב להיות ברור וחד משמעי. בין אם אנחנו פונים אל אדם פרטי ובין אם אנחנו פונים אל גורם רשמי, עלינו להבטיח הבנה מלאה של העובדות. חשוב לזכור להקפיד בכל ניסוח מכתב רשמי על נימוסים. עלינו לפנות אל הנמען או הנמענים בצורה מנומסת, לשמור על נימוס לכל אורך המכתב ולסיים אותו בנימוס. אין מקום לשפה בוטה במכתבים רשמיים.

איך לכתוב מכתב רשמי? 1

איך כותבים מכתב רשמי עם הבעת רגשות?

כתיבת תוכן של מכתב רשמי להבעת רגשות של תודה או רגשות קשים שהתעוררו בכם עקב מתן שירות לקוי היא דבר שבשגרה. מכתבים רשמיים נועדו גם להבעת רגשות של כעס, אכזבה, חוסר שביעות רצון, הוקרה והערכה. הבעת רגשות במכתבים רשמיים נפוצה יותר במכתבים בעלי אופי אישי לעומת מכתבים רשמיים עסקיים. בכתיבת מכתבים רשמיים במסגרת ארגונית נהוג שלא להביע רגשות חזקים אלא להסתפק רק בהבעת אמפתיה. על הכתיבה להיות רציונלית, תואמת את ערכי הארגון וצמודה ככל האפשר לעובדות. יש לזכור שהמכתב נכתב מתוך הארגון ומייצג אותו.

כתיבת מכתב תודה רשמי

מכתבי תודה רשמיים יכללו מבנה דומה לזה של מכתבים רשמיים רגילים. על מכתב התודה הרשמי לכלול מידע על הסיטואציה כולל רקע, סיבה ותוצאה. ניסוח מכתב רשמי להבעת תודה יוכל להיות ניסוח של סיפור קצר (התחלה, אמצע, סוף). תדעו שהצלחתם לכתוב נכון ולהביע את עצמכם בצורה הטובה ביותר, כאשר התוצאה הסופית היא סיפור קצר שמצליח לעניין את הקורא ולספק מידע שלא היה ברשותו. כך למשל, כאשר אתם כותבים מכתב תודה לנותן שירות בארגון מסוים עליכם לכלול במכתב את התוצאות של המעשה והמסקנות. ניתן ואף כדאי לסיים מכתבי תודה רשמיים בנימה אישית.

עצות זהב לכתיבה נכונה של מכתבים רשמיים

איך כותבים תוכן? טרם התחלת כתיבה של מכתב רשמי יש להגדיר בצורה מדויקת ככל האפשר את המטרה אותה תרצו להשיג או לקדם ואת המסר שתרצו להעביר. לא כדאי להתחיל בכתיבה לפני שהמסר העיקרי מוגדר ומנוסח היטב. כך למשל, תוכלו לכתוב מכתב רשמי למטרת מסירת מידע, דיווח על מפגע, תלונה, הודעה ללקוחות וספקים על שינויים במערך השירות. אפשרות נוספת תהיה כתיבת מכתב למטרת הנעה לפעולה במקרים של בקשה לביטול דו"ח או בקשה לקבלת שירות או מסמך כלשהו.

כאשר תגדירו את התוצאה המבוקשת תצליחו לנסח בקלות את הטקסט בצורה עניינית וחד משמעית. כתיבה של מכתבים רשמיים תכלול רק מידע שמקדם ומשרת את התוצאה. אין מקום לתיאורים מיותרים, מידע שאינו משרת את המטרה או תוכן שמעמיס על הקורא ומפריע לו להתרכז בעיקר. בסיום הכתיבה כדאי לקרוא את הדברים בעיון ולוודא שתוכן המכתב אכן ברור, המטרות שלכם כתובות נכון והתוצאה הרצויה בעבורכם מנומקת, בולטת ומובנת.

איך מפרטים בצורה ברורה את המטרה?

הדרך הטובה ביותר להבהיר את הנושא היא באמצעות דוגמא שנלקחה מתוך מכתבים לדוגמא. אם אתם כותבים מכתב רשמי על מנת לערער על דו"ח לא מוצדק עליכם להדגיש במכתב שאתם מבקשים מהעירייה לבטל את הדו"ח. אם לא תציינו זאת בצורה מפורשת ייתכן ונציגי הרשויות יקבלו את הטענות שלכם אך לא יפעלו לביטול הדו"ח. כתיבה עניינית וברורה שמפרטת מה בדיוק אתם מעוניינים להשיג מגדילה את הסיכויים להשגת התוצאה הרצויה בעבורכם.

כתיבה של גוף המכתב

בתקופה בה מלאכת הכתיבה אינה פשוטה בעבור רבים, כתיבת מכתבים רשמיים הופכת למשימה לא פשוטה כלל. תצליחו לצלוח את המשימה ולנסח בקלות את גוף המכתב בעזרת כתיבה בנקודות עיקריות של כל המסרים העיקריים. בשלב זה אין צורך לנסות להקפיד על ניסוח, שפה או סדר נכון של הדברים. השלב הבא יהיה סידור נכון של הנקודות שכתבתם בסדר בו תרצו שהדברים יופיעו במכתב ועריכה. מבנה בסיסי יהיה: רקע, פירוט, סיכום הדברים.

כתיבת הרקע לדברים תכלול עובדות חיוניות על מנת  להסביר את המקרה, את הגורמים ואת הסיבות שהביאו אתכם לכתיבת המכתב. זהו גם השלב בו תפרטו את מועד המקרה ונסיבות המקרה. השלב הבא יכלול את עיקר הטקסט (שלב הפירוט) ויפרט את עיקרי הדברים תוך הקפדה על מתן מידע ענייני שהקורא אינו מודע לו. כדאי לציין בשלב זה סיבות עובדתיות וסיבות גמישות יותר. השלב האחרון הוא שלב הסיכום בו תסכמו בקצרה ובצורה עניינית את הדברים ואת התוצאה הרצויה מבחינתכם.

יש להקפיד על הפרדה נכונה בין פסקאות (רווח של שורה וחצי או מספור). כיום, שיטת המספור להפרדת פסקאות היא הנפוצה ביותר. פונט ברור בגודל של 12 נהוג במכתבים רשמיים מודפסים. אם מדובר במכתב שנשלח בדואר אלקטרוני נהוג פונט בגודל של 11. אל תשכחו להקפיד לשמור על שוליים בגודל סביר ולהימנע משימוש מיותר בטקסט מודגש. על החתימה שלכם בסוף המכתב לכלול את בפרטי ההתקשרות בהתאם לאופן בו תרצו לקבל תשובה או להמשיך את ההתקשרות. אם נשלחים העתקים מהמכתב לגורמים נוספים יש לציין זאת.

איך לכתוב מכתב רשמי? 2

בדיקה אחרונה לפני השליחה

אל תמהרו לשלוח את המכתב מבלי לוודא תחילה שהדברים ברורים, המבנה תואם מבנה קלאסי של מכתב רשמי ואין במכתב שגיאות כתיב או שגיאות הקלדה. במידת האפשר כדאי למסור את המכתב לקריאה של אדם נוסף בכדי לוודא שהדברים אכן מובנים והמסר שלכם מועבר בצורה חד משמעית. לפי צורך בצעו תרגום, תיקוני תוכן, הגהה, סגנון, הקלדה ועיצוב.

סיכום הדברים

מכתב רשמי הוא מכתב באמצעותו תקדמו מטרות אישיות או ארגוניות. על מבנה המכתב ועל תוכנו לשרת אתכם ולייצג אתכם בצורה מכובדת והולמת. אין מקום להתנסחות בשפת דיבור או שפה בוטה במכתבים רשמיים. יש להקפיד על שימוש במבנה המקובל למכתבים רשמיים. לשמחתכם, תגלו שכתיבת מכתבים רשמיים אינה כה מורכבת. עם מעט תשומת לב לפרטים הקטנים ולהתנסחות תצליחו לצלוח את המשימה בכבוד, לנסח נכון את הדברים ולהשיג את מטרתכם.

שיתוף ב facebook
שיתוף ב twitter
שיתוף ב linkedin
שיתוף ב pinterest
שיתוף ב whatsapp
שיתוף ב email
השקדן גיא אדרי
גיא אדרי
עוסק בבניית אתרים באינטרנט ושיווק באינטרנט (בדגש על SEO) באופן מקצועי משנת 2014. יזם אינטרנט ובלוגר נלהב.
מדריכים נוספים
דילוג לתוכן